Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Le Groupe Côté Inox (302 route 279, St-Lazare de Bellechasse, G0R 3J0) est une entreprise familiale de transformation du métal pour en faire des produits finis qui sont distribués chez nos différents clients et partenaires.

Au Groupe Côté Inox, la confidentialité et la protection des renseignements sont essentielles afin de maintenir le lien de confiance avec nos employés-es, clients-es, partenaires, fournisseurs, sous-traitants, ainsi qu’avec la population en général.

1. CADRE JURIDIQUE

La Loi 25 qui vient moderniser les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels et impose une révision complète des politiques de confidentialité et de protection des renseignement personnels en place.

2. ENGAGEMENT DES PARTIES

• Maintenir le plus haut degré de confidentialité dans le traitement des renseignements personnels.

• Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels.

• Protéger les renseignements personnels et confidentiels recueillis par le Groupe Côté Inox ainsi, que la sécurité des informations recueillies (échanges extérieurs, réseaux sociaux, etc.).

• Protéger les renseignements requis pour la gestion des dossiers, ne les divulguer qu’aux personnes autorisées et qu’aux seules fins administratives internes de Groupe Côté Inox.

3. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

Cette politique gouverne la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation, le rôle et les responsabilités dans le traitement des renseignements personnel et confidentiels, ainsi que du processus de traitement des plaintes. Elle a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont Le Groupe Côté Inox, ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin d’assurer le consentement éclairé des utilisateurs. 

Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne.

4. POLITIQUE

Le service des ressources humaines s’assure de superviser la collecte des renseignement personnels.

Les renseignements personnels qui sont recueillis le sont dans le cadre de la présélection, de l’embauche, ainsi que de la relation d’emploi entre les travailleurs et la société. Ils sont recueillis à l’aide de formulaires et questionnaires RH, en personne ou via notre site internet, puis sont conservé pour la durée du cycle de vie d’un employé (embauche, assurances collectives, rémunérations, etc.) et/ou 5 ans après la fin de la relation d’emploi ou après la date où le postulant a soumis sa candidature.  Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes prolongées. 

Nous nous engageons à obtenir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.

Nous privilégions toutefois l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir créer un dossier de candidature ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des renseignements personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.

Les informations personnelles sont conservées dans notre réseau et les dossiers d’employés qui se trouvent à 4 endroits différents : dossier physique situé dans le bureau de la direction des RH et au service de la paie, notre réseau et sur notre ERP, Orchestra (système ERP crypté, qui restreint l’accès ainsi que la consultation des données à des effectifs autorisés seulement et contraint à la présente politique) Le consentement écrit est demandé pour la collecte ainsi que la communication de toute information personnelle, et les employés peuvent accéder à leur dossier professionnel, en faisant une demande par écrit. Il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons donner accès aux renseignements personnels, notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d'une autre personne, et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci, ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présente, nous vous aviserons de la raison pour laquelle nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels.

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures du Groupe Côté Inox, à l'exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique.

Le consentement pour le partage de certaines informations peut être retiré à tout moment par le tier en faisant la demande écrite auprès du service des ressources humaines :

rhcoteinox@coteinox.com

Pour toute plainte ou question relative à la politique de confidentialité ou encore pour toute demande reliée à l’exercice des droits d’une personne concernée, veuillez communiquer avec le service des ressources humaines au 418-883-2702, poste 117 ou par courriel au rhcoteinox@coteinox.com

5. APPROBATION

La présente politique est entrée en vigueur le 22 septembre 2023, a été entérinée par la direction et approuvée par Stéphane Côté, Directeur général du Groupe Côté Inox.

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